Wat moet ik doen als mijn e-mails spam worden?

Spam vergaat niet

Spam, net als onkruid vergaat niet. Maar door een meer bewust gebruik van e-mail en website, kan je het risico verkleinen dat de reputatie van je domein schade wordt toegebracht en je mail niet meer wordt vertrouwd.

Als je een e-mail naar een ander e-mailadres verstuurt, dan wordt deze in alle gevallen eerst gefilterd. Het kan in sommige gevallen zo zijn, dat je e-mail (onterecht) als spam wordt gemarkeerd. Hoe zit dat precies en kun je voorkomen dat je e-mail in de spam komt?

Spamfilters die binnenkomende mail beoordelen zijn geraffineerd samengesteld. Er is dan ook niet altijd 1 reden aan te wijzen waarom een e-mail wordt geblokkeerd. Vaak is het een optelsom van diverse eigenschappen van een mail en/of beoordeling van email over langere tijd. Spamfilters hebben dus ook een geheugen. De reputatie van een domein speelt dus een grote rol in de beoordeling van e-mail.

De voornaamste redenen waarom een e-mail als spam gezien kan wordt gezien:

• je e-mail bevat spamgevoelige woorden en/of heeft dat in het verleden vaak gedaan. Voorbeelden van spamgevoelige woorden zijn:# gratis
  # korting, voordeel, speciaal aanbod, koop nu, unieke kans, help, herinnering, test, nog twee dagen. maar ook uitroeptekens en HOOFDLETTERS in het onderwerp.
• het e-mailadres dat je hebt aangemaakt, bevat spamgevoelige karakters;
• bijzondere tekens of iconen in je onderwerp
• het SPF-record (DNS) van je domeinnaam staat niet of niet correct ingesteld.
• je website(-formulier) is gehackt en verspreid spam. Spammers willen vanzelfsprekend liever niet getraceerd worden. Spammen is immers illegaal. Een methode om zonder zelf getraceerd te worden, spam te versturen, is een webformulier te kapen en deze gebruiken om spam mee te versturen.  Jouw domein wordt dus gebruikt als afzender voor spam!
  Niet zelden gaat dit ongemerkt. De spammer heeft er alle belang bij het misbruik van je domein zo lang mogelijk intact te laten. Naast het formulierscript kan je website ook andere kwaadaardige software (malware) bevatten, die spam verstuurt. Zorg dus voor een ‘gezonde’ website en scan regelmatig op malware.
• de server waar je de hosting hebt geregeld van website en e-mail heeft een slechte reputatie

Voorkomen dat je e-mail naar een SPAM-inbox van de ontvanger gaat

Als je hebt gemerkt dat je e-mails naar verschillende ontvangers gaan spammen, kan dit verschillende redenen aangeven waarom dit is gebeurd:

• je inhoud wordt als spam-achtig gedetecteerd;
• je gebruikt geen betrouwbare methode om e-mails te verzenden;
• vele andere redenen die in dit artikel worden beschreven.

We gaan hier uitleggen hoe je kunt voorkomen dat je e-mails naar de spam-inbox gaan.

Optie 1 – Markeren als “Geen spam”

De eerste oplossing lost het probleem op voor de exacte ontvangers. Je kunt de ontvangers zelf vragen om de e-mails die je hebt verzonden te markeren als ‘Geen spam’.
E-mails van jou zullen nooit meer in de spambox terechtkomen.

a. → Hoe dit werkt dit in Gmail

b. → Hoe dit werkt in Outlook

Optie 2 – Wijziging van de verzendmethode voor e-mails

De volgende meest voorkomende oorzaak is een niet betrouwbare methode om een ​​bericht te verzenden. Als je e-mails verzendt via webmail of een andere e-mailclient (Outlook oid), kan je dit gedeelte overslaan.

De simpele phpmail () functie is erg populair, maar is al verouderd door onvoldoende beveiliging. Hoewel de mogelijkheid om phpmail () te gebruiken is ingeschakeld op onze servers, en je het kunt gebruiken voor het eenmalig verzenden, testen van berichten, voor reguliere correspondentie, moet je overschakelen van phpmail () naar SMTP. Dit is een veel betrouwbaardere manier om e-mails te verzenden, waardoor de bezorging van uw berichten wordt verbeterd. Bij verzending via SMTP is alleen je domein aanwezig, wat het vertrouwen voor de ontvangers vergroot. Als je site WordPress is, kan je de SMTP-instellingen configureren volgens deze handleiding.

Optie 3 – DNS-verificatie toevoegen

Alle moderne mailservices hebben een aanvullende verificatie van de afzender: is het echt vanaf dit adres, dit domein, waar deze brief vandaan komt? Deze controle kost tijd en het bericht kan als spam worden gemarkeerd als het niet slaagt. Om het domein te helpen dergelijke controles te doorstaan, hoef je slechts 2 soorten DNS-records toe te voegen:

SPF-record
Voor domeinen die via naamservers naar je hosting verwijzen, wordt vaak standaard SPF-record toegevoegd. Je kunt het vinden in je DNS Zone Editor door de lijst met TXT-records te controleren (voeg gewoon “spf” toe om te zoeken).
Als het record ontbreekt, of als je bv externe naamservers gebruikt, kan je handmatig een SPF-record toevoegen in zowel hPanel als cPanel als Direct Admin.

DKIM-record
Dit record kan eenvoudig worden geactiveerd voor zowel hPanel als cPanel met slechts een paar klikken.

Optie 4 – Verbeter de afleverbaarheid met een e-mailtester

De inhoud van je e-mail kan dus de spamgevoeligheid triggeren.

Bezoek MailTester om te controleren hoe goed je e-mail is. Volg de aanwijzingen.
Stuur een volwaardig bericht (precies hetzelfde dat je naar een klant of een andere ontvanger zou sturen) naar het tijdelijke adres dat op het scherm wordt aangegeven.

Let op:

• je kan maar maximaal 1 x gratis testen
• na de test zie je een link in beeld waarmee je de testresulaten kan delen.

Wil jij ook kennis nemen van kennis en voorkennis over een breed scala van digitale zaken?

→ Meld je dan nu aan op onze mailinglijst.

Hulp nodig bij het optimaliseren van jouw website of webshop? Maak vrijblijvend een supportticket aan.